De Raad van Toezicht van Natuur & Milieu houdt integraal toezicht op het beleid van en de algemene gang van zaken in de organisatie. De Raad staat de directeur, gevraagd en ongevraagd, met advies terzijde. Taken en bevoegdheden van de Raad zijn vastgelegd in de statuten en het Reglement Raad van Toezicht.
De Raad van Toezicht van Natuur & Milieu bestaat uit vijf tot negen personen, en is samengesteld aan de hand van een profielschets. Deze is gebaseerd op de aard en werkzaamheden van de organisatie en de gewenste deskundigheid, ervaring en onafhankelijkheid van de leden. De huidige leden van de Raad komen uit de sfeer van het bedrijfsleven, de financiële en advieswereld, de rijksoverheid en maatschappelijke ondernemingen en organisaties. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen geen financiële beloning.
De Raad kijkt elk jaar kritisch naar zijn samenstelling: is deze nog steeds adequaat in relatie tot de ontwikkeling van de organisatie? Dat doet de Raad tijdens zijn jaarlijkse evaluatie waarbij de Raad de uitoefening van zijn toezichthoudende rol tegen het licht houdt.
Verslag Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht van Natuur & Milieu kwam in 2015 vier keer plenair bijeen. Daarnaast vergaderde de auditcommissie enkele malen en kwam ook de renumeratiecommissie tweemaal samen, waarvan eenmaal met de OR van Natuur & Milieu. Verder onderhielden Raad en directeur vrijwel maandelijks contact over actuele ontwikkelingen door middel van conference calls.
Op onze agenda stonden de voortgang van de projecten, de acquisitieresultaten, de ontwikkeling van de financiën, het jaarverslag en de jaarrekening 2014 en de begroting 2016. Veel aandacht besteedde de Raad aan de nieuwe Meerjarenvisie 2016-2019 van Natuur & Milieu en de veranderingen in de organisatiestructuur die in het najaar van 2015 werden ingezet door de directeur.
De Raad besprak in de aanwezigheid van de accountant het accountantsrapport bij de jaarrekening 2014, een jaar dat voor het eerst sinds lange tijd een negatief resultaat liet zien. Dit leidde tot extra monitoring door de Raad van Toezicht van de voortgang van de financiën, zeker toen duidelijk werd dat ook het jaar 2015 voor Natuur & Milieu in de rode cijfers zou eindigen. De Raad realiseert zich dat de ontwikkeling van nieuwe verdienmodellen tijd vergt en dat daarvoor tijdelijk beperkte verliezen genomen kunnen worden, zeker gelet op de reservepositie van Natuur & Milieu. Maar zo benadrukte de Raad, dit mag slechts een beperkt aantal jaren het geval zijn.
De vergaderingen van de Raad van Toezicht waarin de jaarrekening 2014 en de management letter 2015 van de accountant op de agenda stonden, werden voorbereid door de auditcommissie. Deze besprekingen in de auditcommissie en in de Raad vonden plaats in aanwezigheid van de nieuwe accountant Mazars. De eerste management letter van de nieuwe accountant gaf een positief oordeel over de beheerskant van de organisatie.
In december herbenoemde de Raad Tjerk Wagenaar voor een nieuwe periode van vier jaar tot bestuurder en statutair directeur van Natuur & Milieu.
Nieuw lid van de Raad van Toezicht
In 2015 vertrokken twee leden van de Raad van Toezicht, te weten Pierre Hupperts en Gerard Jutten. Beiden hadden in 2015 de maximale twee zittingstermijnen van elk vier jaar volgemaakt. Om de Raad op sterkte te houden, was al in september 2014 Marieke van der Werf als nieuw lid benoemd. In december 2015 werd Jerphaas Donner benoemd tot lid van de Raad, zodat de Raad weer op de gewenste sterkte van zes leden werd gebracht. Voor deze laatste vacature werd gezocht naar iemand die ervaring heeft met de Nederlandse natuur- en milieuorganisaties en bij voorkeur ook het Europese speelveld. Die ervaring brengt Jerphaas met zich mee. Daarnaast weet hij burgers bij elkaar te brengen en ze zelf tot het nemen van initiatieven te mobiliseren. Een ervaring waar Natuur & Milieu ook profijt van kan hebben.
Jerphaas Donner
Financiën punt van aandacht
Uit dit jaarverslag blijkt dat 2015 voor Natuur & Milieu op meerdere onderwerpen inhoudelijk een succesvol jaar was. Milieuresultaten werden behaald en de maatschappelijk positie verder versterkt. Tegelijkertijd blijft de ontwikkeling van de financiën van de organisatie nadrukkelijk een punt van aandacht. De Raad zal deze ontwikkeling nauwgezet monitoren en waar mogelijk en wenselijk de organisatie met adviezen bijstaan. Daarbij heeft de Raad er vertrouwen in dat de nieuwe Meerjarenvisie ende vergrootte de slagvaardigheid van de organisatie zullen doorwerken in de werving van externe financiële middelen.
De Raad dankt de directeur en de medewerkers van Natuur & Milieu voor hun betrokken en succesvolle inzet voor de organisatie. Ook danken we alle partners en financiers van Natuur & Milieu voor hun vertrouwen en steun.
Namens de Raad van Toezicht,
Utrecht, februari 2016
Marike van Lier Lels
DOWNLOAD: Verantwoordingsverklaring (is het mogelijk dat jullie van deze onderstaande tekst een pdf maken en onder een downloadknop plakken? Hoeft niet als contentpagina beschikbaar te zijn nmlk.)
Directie/bestuur en de Raad van Toezicht onderschrijven een verantwoordingsverklaring, daarmee onderschrijven zij dat:
1. er een duidelijk onderscheid is tussen de functie ‘toezicht houden’ en de functies ‘besturen’ en ‘uitvoeren’;
2. de organisatie effectief en efficiënt werkt, opdat haar middelen optimaal worden aangewend voor het realiseren van de doelstelling;
3. de organisatie streeft naar optimale relaties met belanghebbenden.
De verklaring voldoet aan de eisen van het CBF-keur van het Centraal Bureau Fondsenwerving.
Ad 1. Natuur & Milieu heeft een bestuursstructuur waarin de directie formeel het bestuur vormt met de daarbij horende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het ‘toezicht houden’ is neergelegd bij de Raad van Toezicht. Deze keurt de strategie, het jaarplan, de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag goed. De Raad bewaakt daarbij de missie en de statutaire doelstellingen van de organisatie. Ook bewaakt de Raad de ontwikkeling van de financiën en de beheersprocessen. De Raad heeft uit eigen gelederen een auditcommissie ingesteld die de ontwikkeling van de financiën van de organisatie tot in detail bewaakt. De bevoegdheden van bestuur, Raad van Toezicht en auditcommissie zijn vastgelegd in de statuten van de Stichting en nader uitgewerkt in de reglementen. Daarin staan ook de bepalingen om functievermengingen en onafhankelijkheidsconflicten van bestuurders en/of toezichthouders te voorkomen.
Ad 2. Natuur & Milieu werkt met een voortschrijdende meerjarenbegroting op hoofdlijnen en een meer gedetailleerde jaarbegroting. Directie/bestuur en Raad van Toezicht evalueren regelmatig de effectiviteit en efficiëntie van de werkzaamheden. Omdat wij een projectenorganisatie zijn, houden zij de voortgang van de projecten, financieel en inhoudelijk, op kwartaalbasis tegen het licht. De Raad van Toezicht keurt de jaarrekening goed en voert minimaal tweemaal per jaar een gesprek met de accountant van de organisatie. Deze gesprekken vinden plaats:
– nadat de accountant de jaarrekening heeft gecontroleerd
– na een tussentijdse controle, aan de hand van een door de accountant opgestelde interim managementletter.
De Raad van Toezicht evalueert, samen met de directeur, jaarlijks het functioneren van de accountant
Ad 3. Natuur & Milieu heeft drie kernactiviteiten:
1. consumenten handelingsperspectief bieden op het gebied van duurzaamheid
2. stimuleren van duurzaam, innovatief overheidsbeleid
3. motiveren van bedrijven om groene business cases te ontwikkelen.
Coalities bouwen, campagnes en opinievorming zijn daarbij belangrijke instrumenten. Deze zetten we in om milieudoelen versneld te realiseren, draagvlak en mobilisatiekracht te ontwikkelen en duurzaamheid een belangrijke beslissingsfactor te laten zijn.
Steevast is communicatie een cruciaal onderdeel bij de inzet van genoemde instrumenten. Deze communicatie betreft intensief contact met veel verschillende partijen in bestuur, politiek, bedrijfsleven, wetenschap, maatschappelijke organisaties en media. Maar ook met belanghebbenden zoals financiers, donateurs en samenwerkingspartners. We onderscheiden een aantal informatiestromen en -vormen, gericht op specifieke doelgroepen:
• financiers: tussen- en eindverslagen van projecten en campagnes, al dan niet voorzien van een accountantsverklaring;
• donateurs: digitale en papieren nieuwsbrieven, de jaarbrief, het jaarverslag en de jaarrekening, voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring;
• samenwerkingspartners: bijeenkomsten, overleggen, nieuwsbrieven en schriftelijke rapportages;
• geïnteresseerden: website, digitale nieuwsbrieven, social media.
Risicomanagement
Fact based en open
Natuur & Milieu bewaakt haar reputatie en geloofwaardigheid. Het geeft ons de vrijheid ons kritisch op te stellen ten opzichte van beleid en gedrag van overheden en bedrijven; ook als de onderwerpen zeer gevoelig liggen. Onze reputatie en geloofwaardigheid zijn gebaseerd op onze heldere analyses en de onderbouwde alternatieven en oplossingen die wij aandragen. Bovendien zijn wij open, zorgvuldig en transparant in onze handelwijze en berichtgeving. De directeur is op de hoogte van alle externe uitingen van de organisatie.
Risicoanalyse en reserve
Zowel inhoudelijk als financieel checken we onze projecten voor de start op realisme, fiscaliteit en debiteurenrisico. Waar nodig nemen we maatregelen om mogelijke risico’s af te dekken. Tijdens de loop van een project is adequate informatievoorziening en kwartaalcontrole op resultaat, tijd en geld het adagium.
In onze risicoanalyse bepalen we vooraf de “risk appetite: welk risiconiveau zijn we bereid te aanvaarden voordat maatregelen noodzakelijk zijn? Daarbij richten we de risicoanalyse op gebeurtenissen die – als zij zich voordoen – een negatief effect hebben op het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. In de formulering van de beheersingsmaatregelen maken we een onderbouwde keuze voor eventuele “risk responses”. De risicoanalyse staat jaarlijks op de agenda van de Raad van Toezicht.